C’est l’article 1039 du Code civil qui a pour objet de créer le syndicat, personne morale, en ces termes :
«1039. La collectivité des copropriétaires constitue, dès la publication de la déclaration de copropriété, une personne morale qui a pour objet la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun.
Elle prend le nom de syndicat. »
Il faut donc remarquer que ladite personne morale doit sa création au Code civil du Québec et n’est donc pas régie par la Loi sur les compagnies, surtout pour des raisons de commodité.
Évidemment, comme c’est son rôle, le Syndicat possède une personnalité en justice et peut ester en justice pour la collectivité.
Alors, quelles sont les obligations du Syndicat ?
Premièrement, selon l’article 1070 du Code civil, il doit tenir à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire, les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, ainsi que les états financiers.
Le syndicat tient aussi à la disposition des copropriétaires la déclaration de copropriété, les copies des contrats liant le Syndicat, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l’immeuble bâti et de tous les autres documents pertinents.
Selon les nouvelles dispositions, le Syndicat devra établir un carnet d’entretien de l’immeuble, lequel devra être tenu à jour.
Deuxièmement, tel que ci-haut mentionné, la Loi confère au Syndicat le mandat de représenter les copropriétaires selon les termes de l’article 1081 C.c.Q. :
«1081. Le syndicat peut intenter toute action fondée sur un vice caché, un vice de conception ou de construction de l’immeuble ou un vice de sol. Dans le cas où les vices concernent les parties privatives, le syndicat ne peut agir sans avoir obtenu l’autorisation des copropriétaires de ces parties. »
De la même manière, le Syndicat a également comme mission de faire respecter la déclaration de copropriété, ainsi que le règlement de l’immeuble, le cas échéant.
De plus, par le biais de l’article 1077 du Code civil, le Syndicat est responsable des dommages causés aux copropriétaires par le vice de conception ou de construction ou le défaut d’entretien des parties communes.
Finalement, comme corollaire à ses obligations, le Syndicat doit percevoir les charges et cotisations des copropriétaires. Pour ce faire, le Syndicat possède la faculté de faire inscrire une hypothèque légale advenant un manquement d’un copropriétaire à son obligation de contribuer.
Par ailleurs, le syndicat est administré par un conseil d’administration.
Le conseil d’administration du syndicat
Le syndicat gère la collectivité par le biais de son conseil d’administration, selon l’article 1084 du Code civil du Québec qui prévoit :
« 1084. La composition du conseil d’administration du syndicat, le mode de nomination, de remplacement ou de rémunération des administrateurs, ainsi que les autres conditions de leur charge, sont fixés par le règlement de l’immeuble.
En cas de silence du règlement ou d’impossibilité de procéder en la manière prévue, le tribunal peut, à la demande d’un copropriétaire, nommer ou remplacer un administrateur et fixer les conditions de sa charge.»
Évidemment, ce sont les copropriétaires qui élisent les membres du conseil d’administration, et non pas le syndicat. Généralement, le tout est effectué lors des assemblées annuelles.
Cependant, la Loi déclare qu’un copropriétaire qui, depuis plus de trois mois, n’a pas acquitté sa quote-part des charges communes est inhabile à être administrateur.
Par souci d’efficacité, l’article 1085 du Code civil permet la nomination d’un gérant pour l’administration courante des affaires de la collectivité.
Mais, quels sont les devoirs des administrateurs ?
Sommairement, le Code civil énonce ce qui suit :
« 322. L’administrateur doit agir avec prudence et diligence.
Il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la personne morale. »
« 323. L’administrateur ne peut confondre les biens de la personne morale avec les siens; il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, les biens de la personne morale ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il ne soit autorisé à le faire par les membres de la personne morale. »
« 324. L’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur.
Il doit dénoncer à la personne morale tout intérêt qu’il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur. Cette dénonciation d’intérêt est consignée au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration ou à ce qui en tient lieu.»
« 327. Sont inhabiles à être administrateurs les mineurs, les majeurs en tutelle ou en curatelle, les faillis et les personnes à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction.
Cependant, les mineurs et les majeurs en tutelle peuvent être administrateurs d’une association constituée en personne morale qui n’a pas pour but de réaliser des bénéfices pécuniaires et dont l’objet les concerne. »
Évidemment, la fonction d’administrateur est importante, de même que ses obligations.
La loi prévoit un remède en cas de manquement important :
« 329. Le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, interdire l’exercice de la fonction d’administrateur d’une personne morale à toute personne trouvée coupable d’un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté, dans une matière reliée aux personnes morales, ainsi qu’à toute personne qui, de façon répétée, enfreint les lois relatives aux personnes morales ou manque à ses obligations d’administrateur.»
Maintenant, quel est le rôle du conseil d’administration ?
Outre de gérer les affaires courantes de la collectivité, en l’absence d’un gérant, il revient au conseil d’administration ce qui suit :
«1072. Annuellement, le conseil d’administration fixe, après consultation de l’assemblée des copropriétaires, la contribution de ceux-ci aux charges communes, après avoir déterminé les sommes nécessaires pour faire face aux charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble et les sommes à verser au fonds de prévoyance.
La contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance est d’au moins 5% de leur contribution aux charges communes. Il peut être tenu compte, pour l’établir, des droits respectifs des copropriétaires sur les parties communes à usage restreint.
Le syndicat avise, sans délai, chaque copropriétaire du montant de ses contributions et de la date où elles sont exigibles. »
Cependant, le conseil d’administration doit consulter l’assemblée des copropriétaires avant de décider de toute contribution spéciale aux charges communes.
Finalement, les autres obligations de conseil d’administration sont prévues à l’article 1086.1 du Code civil qui énonce que :
« 1086.1. Le conseil d’administration doit transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de toute décision prise au cours d’une réunion ou toute résolution écrite qu’il adopte, dans les 30 jours de la réunion ou de l’adoption de la résolution. »